Del primer contacto a la nota de servicio:
Élva
Sistema web y app para operadores, hechos a la medida, para una empresa de limpieza especializada de textiles con servicio a domicilio en Guadalajara.
Élva se dedica a la limpieza especializada de textiles: colchones, tapetes y alfombras en hogares; pisos alfombrados, mamparas y butacas de auditorio en empresas. Su diferencia es el servicio personalizado, con operadores capacitados que entran al domicilio del cliente. Con Toracom construyó un sistema web y una app para operadores que siguen cada servicio del primer contacto a la nota de servicio.
01El Reto
El tiempo de la dirección se iba en vender, capturar, armar las agendas de los operadores, administrar y cobrar. Quedaba poco para hacer crecer el negocio.
«Esta parte nos tomaba a veces hasta dos días», recuerda Carlos González, director general de Élva, sobre juntar las evidencias y el cobro de cada servicio.
- Las agendas de los operadores, armadas por la propia dirección.
- Evidencias, fotos y cobro de un servicio integrados hasta dos días después.
- Cobros que no se hacían en sitio y aparecían después como saldo pendiente.
- Herramientas genéricas que no se adaptaban a su forma de trabajar.
Objetivo: un sistema a su medida, que siguiera cada servicio de principio a fin y que pudiera crecer con la empresa.
Sistema Web
Órdenes con descuentos y control de traslapes de agenda, calendario por operador, cobranza con abonos y validación de transferencias, comisiones de operadores y vendedores, y control de gastos.
App para Operadores
La agenda del día, todo lo que hay que saber del cliente en una sola pantalla, fotos de antes y después, daños previos, servicios extra y la nota de servicio al terminar.
Tablero de Tapetes
Cada tapete lleva su folio y avanza de la recolección al lavado, el secado y la entrega, con alertas cuando uno lleva demasiados días en custodia.
02Un Sistema Hecho a la Medida de Su Operación
«Con Toracom lo que hicimos fue primero una revisión de los procesos, y una vez que lo entendieron, empezaron con las propuestas de cómo hacer esa integración», cuenta Carlos González.
La primera versión salió en dos o tres meses y desde entonces el sistema se ajusta con su operación. «Poder tener algo a nuestra necesidad, y sobre todo que es actualizable», resume su director.
03El Día a Día del Operador
«El operador se mete a su usuario y ahí le arroja en una sola pantalla todo lo que tiene que saber», explica Carlos González: domicilio, horario, indicaciones del cliente y qué servicio hacer.
En sitio toma las fotos de antes y después, registra daños previos o servicios extra y, al terminar, la app genera la nota de servicio.
Desde la oficina se ve el avance: qué servicios se cerraron, qué se cobró y en qué etapa va cada tapete.
Resultados: Cada Servicio, de Principio a Fin
El sistema y la app operan hoy en Élva, con roles para dirección, administración, ventas y operadores.
Cierre en Sitio
Evidencias, cobro y nota de servicio quedan registrados al terminar, no hasta dos días después.
Trazabilidad Completa
Del prospecto a la nota de servicio o la factura, cada paso queda registrado.
Cobranza a la Vista
Abonos, transferencias por validar y saldos pendientes se ven al momento, sin sorpresas.
Información en Tres Clics
Agendas, órdenes, cobranza y tapetes, a pocos clics de la dirección.
Élva dejó de cerrar sus servicios días después. Con un sistema a la medida y una app para sus operadores, cada servicio se sigue del primer contacto a la nota de servicio, y la dirección recuperó tiempo para hacer crecer el negocio. «Si das este paso a la digitalización, está muy al alcance: con máximo tres clics puedes llegar a esa información», dice Carlos González.
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